Behalte den Überblick durch eine Aufgabenliste

Behalte den Überblick durch eine Aufgabenliste

Ohne ein Ziel vor Augen wirst du nichts erreichen – an dem Punkt kommt deine Aufgabenliste ins Spiel. Anhand deiner Aufgabenliste bleibst du auf dem Laufenden, was ansteht, worauf du Priorität legst und wo du stehengeblieben bist.

Per Aufgabenliste auf Zielkurs

Wie du in der Vergangenheit mehrfach von mir gehört hast, ist Motivation für das Erreichen deiner Ziele unverzichtbar. Bestenfalls ist Motivation eine Seite der Medaille, denn auf der anderen Seite steht: ein festgelegtes Ziel! Über deine Aufgabenliste hast du alle anstehenden Ziele und Tätigkeiten im Fokus.

Ein Blick auf deine Aufgabenliste reicht aus, um zu wissen, was du als Nächstes in Angriff nimmst. Dutzende Menschen sind unorganisiert, da sie nicht wissen, was nach der aktuellen Tätigkeit folgt. Sie verfügen über keine Checklisten oder To-Do-Listen. Vielleicht kommt es ihretwegen öfter vor, dass Dinge in Vergessenheit geraten, was dir nicht passieren wird.

Moment mal, sage ich gerade, die Aufgabenliste sei keine To-Do-Liste? Doch, ist sie. Die einzige Unterscheidung meinerseits ist die Struktur der Aufgabenliste. Eine To-Do-Liste beinhaltet bei mir ALLE anstehenden Aufgaben. Darin unterscheide ich keine kleinen und großen To-Dos.



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Die Aufgabenliste erfordert Planung

Auf dem Hintergrund einer Struktur erfordert deine Aufgabenliste kurze Planung. Hierzu schaue ich meine To-Do-Liste an, die unsortiert und nach Alphabet geordnet ist. Einmal wöchentlich plane ich jeden Montagabend die nächsten To-Do-Einträge, die erledigt werden sollen.

Das gibt mir die Option, die Woche durchzuplanen – oder über diese eine Woche hinaus, wenn die Aufgabe groß ist. Den Vorgang habe ich „Controlling“ getauft und im iCloud-Kalender mit wöchentlicher Wiederholung eingetragen.

Als Aufgabenliste dient mir ein Familienplaner im XXL-Format mit mehreren Spalten. In jede Zelle trage ich nun Aufgaben aus meiner unsortierten To-Do-Liste in Wunderlist ein. Bin ich mit Eintrag A fertig, weiß ich, womit es weitergeht, nämlich mit B, C und D.

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Netter Nebeneffekt des XXL-Familienplaners: Ich sehe die erledigten Aufgaben in den darüberliegenden Zeilen, die mich motivieren, den nächsten Schwung durchstreichen zu wollen. Zu viele neue Einträge würden den Effekt zunichtemachen, also beschränke ich mich auf zwei bis sechs Einträge pro Spalte in jeder Woche.



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Weniger Leerlauf durch deine Aufgabenliste

Wie oft zerbrichst du dir den Kopf, was du machen willst? Du sitzt da, überlegst und tust nichts. Schlimmstenfalls grübelst du lange, hast keine Lust und deine Motivation ist flotter im Keller, als du guckst. Das Ziel vor Augen fehlt, immerhin beschleicht dich das Gefühl, etwas vergessen zu haben.

Zu dieser Gruppe wirst du nicht mehr zählen, sobald du deine Aufgabenliste regelmäßig führst. Leerlaufzeiten entfallen in Verbindung mit dem Grübeln. Wirf einen Blick in deine Aufgabenliste und weiter geht es. So erreichst du mit geringem Aufwand hohe Produktivität, verfolgst aktiv deine Ziele und darfst dir ruhigen Gewissens mehr Auszeit für Entspannung nehmen (oder während deiner Arbeitszeit auf entspannte Weise mehr schaffen). Im Hintergrund verschwindet das Gefühl des Verlorenseins, weil du strukturiert arbeitest.



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Worin soll ich die Aufgabenliste erstellen?

Das ist deine Entscheidung. Entweder setzt du auf Stift und Papier und kritzelst in deiner Sonntagsschrift die anstehenden Aufgaben auf ein loses Blatt oder trägst es in eine Tabelle ein (Vorlage erstellen?). Oder du führst die Liste digital in Wunderlist. Taufe sie „Anstehende Aufgaben“ oder „Aufgabenliste“ und verschiebe die Einträge aus der unsortierten To-Do-Liste.

Im Falle einer Tabelle bietet sich eine Spalte für Notizen an, worin du festhältst, wo du stehengeblieben bist. Das stellt eine Erleichterung bei umfangreichen Aufgaben dar (eignen sich die großen Aufgaben für eine Aufteilung in kleine Häppchen?). Dieselbe Funktion bietet Wunderlist durch den Eintrag einer Notiz.

Zuletzt gibt es Kalender wie Familienplaner, die über mehrere Spalten verfügen und auf deine Beschriftung warten. Aufgabenbereiche lassen sich von dir wunderbar eintragen. Im Internet gibt es Kalender, die dir Tabellen für jede einzelne Woche anbieten. Den untenstehenden Tischkalender habe ich mir gekauft. Er kostet zwar ein paar Euro, ist aber super verarbeitet und ultrapraktisch für meine Buchprojekte.

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Kennst du die nutzlosen Zeiten des Grübelns, weil dir dein Plan fehlt? Teile jetzt deine Meinung unten in den Kommentaren oder auf Facebook mit uns!


Marcel Niggemann

Über

Marcel Niggemann ist als Kaufmann im Einzelhandel in einer PC- und Multimedia-Abteilung tätig. Er weist eine über 20-jährige Erfahrung im EDV-Sektor auf. Seit 2008 veröffentlicht er Romane sowie Ratgeber und führt seit 2017 diesen Blog.