Der Tag hat 24 Stunden. Das weiß jeder von uns. Aber viele Menschen wissen nicht, wie viele Aufgaben sie in den ihnen zur Verfügung stehenden 24 Stunden bewältigen. In der Regel merken sie es, wenn der Tag zu wenige Stunden hat, um alles Anstehende zu erfüllen. Die Folge: Arbeit türmt sich vom Vortag. Hier kommt ein geniales Werkzeug ins Spiel: ATracker ist eine Software zur Zeiterfassung (Activity Tracker). Finde heraus, wie viel Zeit in welche Aufgabe fließt!

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Erfasse die Dauer deiner Tätigkeiten mit ATracker

ATracker erfasst, wie lange du an einer Tätigkeit arbeitest. Dabei ist die Software simpel gestrickt und erfordert nur eine kurze Einrichtungszeit. Verfügbar ist ATracker auf deinem Apple iPad und iPhone. Es spielt keine Rolle, mit wie vielen Geräten du arbeitest, denn die Anwendung erlaubt dir, deine Daten per Dropbox zu synchronisieren oder Zeiten manuell anzupassen.

Die Erfassung könnte nicht kürzer gestaltet sein: Du erstellst eine neue Tätigkeit, gibst ihr einen Namen und sie taucht im Hauptbildschirm der Anwendung auf. Sobald du auf die Tätigkeit tippst, fängt ATracker an, die Dauer zu zählen. Minimum ist eine Minute, ein Maximum gibt es nicht. Bist du mit der Tätigkeit fertig, tippst du sie erneut an und der Zähler stoppt. Für den Fall, dass du einmal vergisst, die Tätigkeit zu stoppen, kannst du in der Historie die Zeit manuell korrigieren. Hast du versehentlich die Falsche angetippt, öffne sie in der Historie und tippe den Papierkorb an, um sie zu löschen.

Behalte deinen Tag im Überblick

Die erfasste Zeit gibt mir Auskunft darüber, wie lange ich am Tag, in der Woche, dem Monat, dem Jahr oder einem individuellen Zeitraum an Tätigkeiten wie Blog, Buchplanungssystem oder Buchprojekt gearbeitet habe. Ich liebe ATracker dafür, wie die Statistiken geführt werden, denn ich muss nichts konfigurieren. Stattdessen erhalte ich auf Knopfdruck einen Bericht, der automatisch im Hintergrund von ATracker erstellt wird.

Du kannst auf die „Berichte“ tippen und die erfassten Zeiten begutachten. Entweder lässt du sie dir als Auflistung in der Legende mit nebenstehendem Balken- oder Kreisdiagramm anzeigen. Oder du kannst dir die Kategorie anzeigen lassen, in die deine Tätigkeit fällt. Hierdurch lassen sich Aktivitäten in Gruppen zusammenfassen.

Beispiele für anzulegende Kategorien (alternativ erstellst du sie als Tätigkeiten):

• Haushalt
• Garten
• Organisation
• Familie
• Entspannung/Freizeit
• Arbeit
• Buchprojekt
• Blog/Website
• Sport
• Hobby
• Einkauf
• Schlaf
• Vergeudete Zeit (=vollständig ungenutzte Zeit)

Zeiterfassung ist hilfreich, ein Gefühl zu entwickeln, wie lange du durchschnittlich am Tag oder in der Woche für deine Tätigkeiten, zum Beispiel Wohnung/Haus, einplanen solltest. Viele Leute planen ihre Zeit falsch ein, weil sie ungenaue Vorstellungen vom Zeitaufwand haben. Stellt sich heraus, dass die Aktivität einem Steine in den Weg legt, etwa weil unvorhergesehene Komplikationen auftreten, wirft das den ausgestalteten Zeitplan durcheinander. Chaos folgt und Sachen bleiben liegen.

Gehst du auf die Tagesansicht, siehst du den Umfang einer Tätigkeit wie in einem Kalender. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder über den Reiter „Heute“ für den aktuellen Tag oder über „Historie“ für die vergangenen Tage. Die Pfeiltasten und das Datum oben links im Bildschirm helfen dir, das Datum zu bestimmen.

Führst du (anfänglich) die Zeiterfassung penibel und minutengenau durch, öffnest du den Weg, deinen Tag im Nachhinein unter die Lupe zu nehmen und Schwachstellen in deiner Zeitplanung zu entdecken. Aber Vorsicht: Ziel ist es nicht, deine Tage minutengenau durchzuplanen und „streng nach Plan“ zu leben! Es soll dir Stress nehmen, nicht aufbauen.

Zeiterfassung hilft dir, ein Gefühl zu entwickeln

Nehmen wir als Beispiel das Aufräumen: Stunden gehen drauf, obwohl du eigentlich noch einkaufen fahren musst, das Buchkapitel auf seine Vollendung wartet und – oh Schreck – essen und schlafen schieben sich dazwischen! Verdammt, daran habe ich ja gar nicht gedacht! Dabei hast du nur eine Stunde für das Aufräumen eingeplant, was tatsächlich fünf Stunden gedauert hat. Da ist Ärger vorprogrammiert – oder Frust, weil du Dinge auf den nächsten Tag verschiebst, obgleich der mit anderen Sachen vollgestopft ist. Soll und Ist-Zustände, wie man sie nennt, liegen deutlich auseinander.

Hast du ein Gefühl für den Zeitaufwand entwickelt, weil du aus der Vergangenheit Schwarz auf Weiß gesehen hast, wie viel länger es dauert, planst du mehr Zeit ein. Und wenn du früher fertig geworden bist, als eingeplant? Ja und? Dann bleibt mehr Freizeit oder du erledigst spontan eine Kleinigkeit!

Ich vergleiche monatlich die Werte zum Vormonat und sehe genau, woran ich am längsten gearbeitet habe – oder erkenne, was zu kurz gekommen ist. Am Ende brauche ich mich nicht wundern, dass Aufgabe X nicht erfüllt ist, wenn sich Fehler bei der Zeiteinteilung einschleichen (bedeutet: zu wenig Zeit bei zu viel Arbeitsaufwand eingeteilt).

Vernachlässige nicht das tolle Gefühl, wenn du siehst, wie viele Dinge du jeden Tag vollbringst. Das, was vorher nie bewusst aufgefallen ist, macht ATracker deutlich: Haufen voller Arbeit und Tätigkeiten. Du kannst stolz auf dich sein, was du auf der Arbeit oder zuhause alles schaffst! Klopf dir zwischendurch auf die Schulter (und wenn du nicht allein im Raum bist? Egal, dann grinse und denk dir den Schulterklopfer oder eine Siegesfeier zu deinen Ehren).

So setzt du ATracker praktisch ein

In der Theorie mag ATracker nach einem simplen Tool klingen, das nicht viel kann außer Zeit aufzuaddieren und Berichte zu erstellen. Ich sehe es als „auf das Wichtigste beschränkt“ an. Neben der rein statistischen Erfassung der Daten über Kategorie, Zeit und Tätigkeit hilft dir die Anwendung, eben diese zu analysieren und zukünftig in deiner Planung zu berücksichtigen.

Auf der Arbeit …

Ob du ATracker privat oder geschäftlich nutzt, bleibt dir überlassen. Meckert dein Abteilungsleiter oder Chef regelmäßig, weil Dinge nicht erledigt sind? Nimm die Software zur Hand, erfasse die alltäglichen Tätigkeiten und ziehe Konsequenzen daraus. Führe ein Gespräch mit deinem Vorgesetzten, in dem du ihm die Daten vorlegst. Wenn dein Chef offen für Vorschläge ist, sammelst du Pluspunkte, ihm deine Ideen vorzulegen, wie es zukünftig besser laufen könnte. Ob ihr auf einen Nenner kommt, wird sich zeigen. Nur weil etwas seit Jahren so gemacht wird, heißt das nicht, dass es gut ist. Eventuell ist die Methode veraltet und wird durch moderne Technologien wie Apps beschleunigt.

Beim Romane schreiben …

Du schreibst Romane und weißt nicht, wie lange du im Durchschnitt für Tätigkeiten brauchst? Nichts ist deprimierender als eine von dir gesetzte Deadline, ein Ziel, das unerreichbar ist. Warte, du willst einen Roman mit zweihundert Seiten in zwei Tagen schreiben? Viel Spaß beim Rumheulen, wenn es daneben geht! Ziele müssen realistisch und machbar sein. Erfasse die Zeit für die einzelnen Tätigkeiten über mehrere Projekte hinweg und du berücksichtigst spätestens beim vierten Projekt, wie lange du im Schnitt brauchst. Entsprechend passt du deine Zeitkalkulation an (oder beachtest meine in Zukunft folgenden Ratschläge und arbeitest zeitsparend).

Gehe systematisch vor: Fang mit dem Groben an und gehe ins Detail. Setze zunächst eine Kategorie fest, dann unterteile sie in Tätigkeiten.

Beispiel:
Kategorie: Buchplanung
Tätigkeiten:

• Figuren,
• Plot,
• Welt/Schauplätze,
• Konflikte, Monster
• und viele Aufgaben mehr

Vorausgesetzt, du hast in deiner Karriere als Autor bereits einen Roman geschrieben und vorausgeplant, weißt du, dass die Figuren mehr Zeit benötigen als ein Schauplatz. ATracker hilft dir, präzise Werte zu ermitteln, nämlich deinen persönlichen Durchschnittswert. Lass dich nicht von anderen irritieren, die dir sagen, sie schaffen das in der Hälfte der Zeit. Das liegt im Auge des Betrachters und hängt stark von der Arbeitsweise ab. Im Zweifelsfall bist du schneller, weil du meinen Rat beherzigt und dir ein Vorlagenpaket erstellst.

Du möchtest wissen, wie lange du für jede Phase deines Romans brauchst? Planung, erster Entwurf, Überarbeitung und Veröffentlichung. Addiere die Zeiten der Kategorien aus den Berichten auf, die zu jeder dieser Phasen gehören und du erhältst einen Überblick über das Gesamtprojekt. Voraussetzung ist die regelmäßige Erfassung deiner Zeiten. ATracker leistet gute Dienste, wenn du den individuellen Bereich festlegst: Anfang ist der Start der Projektarbeit, Ende die Fertigstellung und Veröffentlichung. (Zu diesem Thema folgt in Zukunft ein Artikel!)

Zur Motivation und Arbeitseinteilung …

Alternative ist das Festlegen von Zeitfenstern für Aktivitäten. Willst du mindestens fünf Stunden Sport in der Woche treiben, legst du eine Tätigkeit für Sport an und ermittelst im Bericht, ob du deinen Soll erfüllt hast. Zusätzlich setzt du dir Monatsziele in Form von Zeiten und motivierst dich mit ATracker, dein festgelegtes Zeit-Ziel zu erreichen.

Ich bin mir sicher, ATracker wird dir treu zu Diensten sein. Die Natur des Menschen besagt, dass jeder anders arbeitet, denkt und vorgeht. Ehrlich gesagt, deinen eigenen Weg zu finden, wie du für dich am besten klarkommst, das ist mein höchstes Ziel. Ich gebe dir die nötigen Werkzeuge und Techniken, der Rest liegt an dir.

Was hältst du von der Idee, deine Zeit zu erfassen und deinen Tagesablauf zu analysieren? Gibt es Erfahrungen, die du gemacht hast? Teile jetzt deine Meinung unten in den Kommentaren oder auf Facebook mit uns! Ich fände es interessant, wenn du berichtest, was deine Analyse ergeben hat und ob sie dir geholfen hat.