Erstelle deinen persönlichen Produktivitätsbericht

Erstelle deinen persönlichen Produktivitätsbericht

Hochmotiviert lässt sich selbst das schwierigste Ziel erreichen – vorausgesetzt, du gehst die Sache richtig an. Woher willst du die Information nehmen, wann du am produktivsten arbeitest? Oder wann du dich entspannen solltest? Ladies and Gentlemen: Bühne frei für den persönlichen Produktivitätsbericht!

Ein Bericht garniert mit goldenen Infos

Die Lösung liegt auf der Hand. Ein Bericht ist alles, was du brauchst, um einen neuen Blickwinkel zu erhaschen. Dein persönlicher Produktivitätsbericht erteilt dir Auskunft, an welchen Tagen und Uhrzeiten du die höchste Motivation aufbringst und deine To-Do-Liste effektiv verkleinerst. Da du meinen Artikel liest, gehe ich davon aus, dass du nicht glücklich damit bist, wie deine Arbeit bisher strukturiert ist. Ich freue mich, das gemeinsam mit dir zu ändern!

Die Motivationshöhepunkte deiner Arbeitsleistung zu kennen, ermöglicht dir die präzise Einteilung deiner Arbeitskraft. Wahrscheinlich wirst du nachts um drei Uhr nicht so produktiv sein wie um elf Uhr am Folgemorgen (es sei denn, du arbeitest in der Nachtschicht). Deine Familie oder Nachbarn im Miethaus werden dich vergöttern, wenn du um drei Uhr nachts auf den Trichter kommst, den Staubsauger oder die Waschmaschine anzuschmeißen, weil du dich dazu berufen fühlst.

Wenn du meinen vorherigen Artikel gelesen hast, kennst du mein Motto für dieses Jahr. „Mache 2017 zu deinem produktivsten Jahr“ – aus meinem Motto ist Unerwartetes entwachsen, nämlich die Einsicht, wie viel ich durch effizientes Zeitmanagement und Motivationstricks fertigbringe. Und ich bin überzeugt: DU schaffst das auch!



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Grundlagen des Produktivitätsberichts

Zunächst geht es mit den Grundlagen los. Und davon gibt es nur zwei Stück, also komm runter und atme weiter! Alles ist im grünen Bereich …

  1. Sei ehrlich zu dir – beschönige den Bericht nicht, indem du mehr Felder als grün oder gelb markierst, um das positive Gesamtbild aufrechtzuerhalten.
  2. Erfasse die Zeiten möglichst präzise.

Ziel ist eine akkurate Selbsteinschätzung und anschließende Umverteilung von Aufgaben in produktive oder unproduktive Zeiten. Betrügst du dich, schneidest du dir ins eigene Fleisch. Du erreichst weder Motivation noch Produktivität – dann wäre die Zeiterfassung für deinen Produktivitätsbericht nur verschwendete Zeit, für die du wichtigere Aufgaben hast liegen lassen. Sei offen für Veränderungen, die dein Leben bereichern und einen Blick aufs Wesentliche gewähren.

Meine Vorlage ist auf einfache Handhabung ausgelegt. Ob du sie am Computer oder ausgedruckt verwendest, spielt keine Rolle. Der Vorteil am Computer ist die Auswahl unterschiedlicher Farbtöne/Abstufungen in Microsoft Word (Achtung: viele Farbabstufungen verwässern die Übersicht bei der Auswertung). Ich empfehle dir die Nutzung der Farben rot, orange, gelb, grün.

Erfassung und Eintragung der Zeiten

Variante A: Bei jeder Aufgabe/Tageszeit trägst du ein, wie motiviert du an die Arbeit gehst. (Lustlos = rot, hochmotiviert = grün)

Variante B: Du erfasst, wie viel du in dieser Zeit schaffst. (Viel = grün, wenig = rot)

Einteilung der Farben:

Rot: Lustlos (du erreichst so gut wie nichts, schweifst ab, bist müde)
Orange: Unmotiviert (du schaffst Dinge, aber nicht viele)
Gelb: Zögerlich (nach anfänglichem Aufraffen erzielst du Fortschritte)
Grün: Motiviert (ohne zu Zögern nimmst du dir Aufgaben zur Brust und erledigst sie)

Natürlich steht es dir frei, die Farben oder ihre Bedeutung zu ändern. Gestalte die Erfassung, wie sie dir gefällt und womit du am besten zurechtkommst. Zählen tut das Ziel, nicht der Weg dahin.

Der Einfachheit halber würde ich die Erfassung auf Papier vornehmen und die Stifte griffbereit auf den Tisch legen. Ein Computer steht dir vielleicht nicht jederzeit zur Verfügung und zum Stift zu greifen geht schneller.



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Ziehe Konsequenzen aus dem Produktivitätsbericht

Nach deiner Erfassung wertest du aus, wann deine produktivsten Zeiten sind:

  • Suche Muster und Gemeinsamkeiten innerhalb der Tage. Gibt es Tage, an denen du besonders müde oder aktiv bist? Handelt es sich dabei jede Woche um denselben Tag? Was ist die Ursache?
  • Finde heraus, zu welcher Tageszeit du für welche Aufgaben bereit bist
  • Finde heraus, wann es besser ist, einfachen Tätigkeiten nachzugehen oder sich auszuruhen (z. B. nach dem Essen)
  • Welche Zeiten sind für Arbeiten ohne Nachdenken (z. B. Haushalt) geeignet?

Sobald du dir bewusst wirst, wann deine produktivste Zeit herrscht, fängst du mit der Arbeitsprozessoptimierung an. Lege die komplexen Tätigkeiten in deine produktiven Zeiträume. Die anstehende Aufgabe erfordert viel Kopfarbeit? Dann ist sie im roten Bereich falsch aufgehoben (z. B. wegen Erschöpfung nach der anstrengenden Arbeit). Das Ergebnis wäre qualitativ minderwertig und du ausgepowered – lohnt folglich nicht. Zwingst du dich und kämpfst jede Sekunde gegen dich an, raubt es dir Kraft und deine Konzentration leidet. Auf Dauer bleibst du genauso unglücklich (wie bisher).

Verteile deine Aufgaben so, dass deine Arbeitskraft auf Maximal-Niveau ausgelastet ist. Autoren beispielsweise legen gern tägliche Schreibzeiten fest. Zum Einen ist das die Zeit, in der sie viel aufs Papier bringen und zum Anderen eine etablierte Gewohnheit. Ihr Körper gewöhnt sich daran, innerhalb der Schreibzeit eine Aufgabe zu bewältigen, nicht Hunderte. Nicht zu vergessen, dass du deinen Körper darauf trimmst, in der festgelegten Zeitspanne kreativ zu sein.

Das solltest du berücksichtigen

Dein Zeitmanagement ist entscheidend für deinen Erfolg. Weder solltest du Ruhezeiten aus deiner Tagesplanung streichen. Noch, und das ist viel bedeutender, in deiner produktivsten Zeit den Staubwedel schwingen, weil der Staubputz auf dem Plan steht. Das ist schwachsinnig und du verschwendest dein wertvollstes Gut: deine Arbeitskraft. Sowas kannst du machen, wenn du für die anstrengenden Tätigkeiten zu geschafft bist.

Der persönliche Produktivitätsbericht hilft dir, Zeiten auszumachen. Was du daraus machst, ist deine Entscheidung. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass „fünf nutzlose Minuten, in denen man eh nichts schafft und herumgammelt“ nicht existieren. Sei es, die frische Wäsche wegzuräumen, das Zimmer staubzuputzen oder flott den Müll rauszubringen – fünf Minuten hier und da sind täglich frei. Fülle sie mit kurzen Tätigkeiten auf und du wirst deine Produktivität steigern.

Nun wünsche ich dir viel Spaß beim Erstellen deines persönlichen Produktivitätsberichts!


ZM02     Produktivitätsbericht

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Produktivitätsbericht Vorlage

Die Vorlage des Produktivitätsberichts dient zur Erfassung deiner motivierten und lustlosen Zeiten. Durch die anschließende Arbeitsprozessoptimierung kannst du deine Produktivität steigern.

Artikel zur Vorlage:
Erstelle deinen persönlichen Produktivitätsbericht

Verbreitung: Diese Vorlagen dürfen frei verbreitet werden, solange die Fußzeile erhalten bleibt.

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Geeignet für
Angestellte | Autoren | Kreative

Was hat dir dein persönlicher Produktivitätsbericht verraten? Teile jetzt deine Erfahrungen unten in den Kommentaren oder auf Facebook mit uns! Ich freue mich darauf, von dir zu hören!


Marcel Niggemann

Über

Marcel Niggemann ist als Kaufmann im Einzelhandel in einer PC- und Multimedia-Abteilung tätig. Er weist eine über 20-jährige Erfahrung im EDV-Sektor auf. Seit 2008 veröffentlicht er Romane sowie Ratgeber und führt seit 2017 diesen Blog.