Kann man alle Dokumente digitalisieren?

Kann man alle Dokumente digitalisieren?

Wie kann man Umweltschutz und das Digitalisieren vereinen? Ganz einfach, indem man nicht mehr alles ausdruckt. Doch lässt sich alles im Leben digitalisieren oder lebt man dann mit Nachteilen und büßt Produktivität ein?

Was kann ich digitalisieren?

Wir Menschen machen uns leider wenig Gedanken um die Umwelt, obgleich immer mehr Wetterextreme auftauchen und in den Medien von düsteren Zukunftsszenarien berichtet wird. Das hängt natürlich nicht nur mit unserer Arbeitsweise zusammen, sondern einer Vielzahl an Faktoren.

Doch dabei kommt öfter die Frage auf, was man digitalisieren kann. Grundsätzlich gibt es tausende Wege, angefangen bei Dokumenten. Und grundsätzlich lässt sich alles digitalisieren. Ob das praktisch ist, sei dahingestellt und hängt vom Einzelfall ab.

Im Vordergrund sollte daher für dich stehen: Was kann ich – als Individuum und Einzelperson – verändern. Vielleicht profitierst du sogar davon! Kleines Beispiel gefällig? Okay!

Beispiel:
Du hast ein bestimmtes Formular im Büro, das immer wieder ausgefüllt wird, nur um es schließlich zu digitalisieren.
Kaufst du dir ein Tablet mit Stifteingabe oder einen kompatiblen Stift für dein vorhandenes Gerät, kannst du die Vorlage digitalisieren, auf dem Gerät ausfüllen und direkt abspeichern.
Spart Zeit, Geld, Papier, Tinte, Arbeitsaufwand und sieht nebenbei noch schicker aus.



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Gehe deiner Arbeitsweise auf den Grund

Ich bitte dich nun einmal, zu überlegen, welche Dokumente du hast, die du nach obigem Beispiel regelmäßig nutzt und digitalisieren musst, etwa um sie nach dem Ausfüllen zu versenden oder zu archivieren.

Lässt sich das künftig digitalisieren und sowohl du als auch dein Geldbeutel und die Umwelt profitieren davon? Das komplett digitale Büro ist reiner Wunschgedanke. Denn motivierende Sprüche oder Bilder, niedergeschriebene Ziele, die man immer im Blick behält und das Familienfoto auf dem Schreibtisch – das sind alles Dinge, die man nicht digitalisieren möchte. Wir möchten sie verdammt nochmal vor Augen haben oder? Siehst du. Möchten wir!

Kleine Schritte verändern auch schon etwas. Trotzdem liegt es an dir, deine Arbeitsweise zu prüfen. Lege hierzu eine Notiz in deinem Smartphone an, in die du jedes Dokument einträgst, bei dem du denkst, das ginge digital viel einfacher.

Wir digitalisieren gemeinsam. Gehst du noch einen Schritt weiter, dann malst du dir aus, wie viel Zeit und Geld du sparen wirst, sobald du digitaler wirst. Hier lohnt gegebenenfalls die Investition in passende Software (Beispiel: Evernote zur Notizverwaltung).



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Chancen und Nachteile

Wie alles im Leben: Vor- und Nachteile, zwei Seiten, die gehören immer dazu. Wir digitalisieren nicht grundlos. Wenn ich dir rate, es für die Umwelt zu tun, hörst du vielleicht nicht (was kann ein Mensch allein schon ändern … also das sagen leider sehr viele, ohne das große Bild zu sehen. Aus einem werden Tausende … Und so weiter!).

Rate ich dir aber, dass du Zeit und Geld sparen wirst, indem du manche Aufgaben digitalisierst, öffnen sich die Lauscher fast von allein. Denn genau das tun wir.

Wir haben Chancen, unseren Workflow so anzupassen, dass wir dadurch schneller und effizienter arbeiten. Denke dabei nur mal an Volltextsuche – das geht oft bei „eingescannten Dokumenten“ nicht, bei direkt digitalen PDF-Dateien schon. Suchst du einen Begriff, findest du ihn schnell. Wir digitalisieren nicht nur Dokumente, sondern die Suche.

Wir bringen Ordnung durch Schlagwörter in die digitale Welt. Das Teilen von Inhalten ging nie schneller. E-Mail, WhatsApp, Facebook Messenger, AirDrop bei Apple, Clouddienste wie OneDrive, Google Drive, Dropbox und so weiter.

Der größte Nachteil von allen ist: Anzufangen! Sich das technische Wissen anzueignen. Das eigene Denken zu digitalisieren. Gerade das Umdenken erfordert einen Stopp in den altbackenen Gedanken. Hierfür empfehle ich YouTube-Videos und Ratgeber, die sich darauf spezialisieren.

Ein kleiner Denkanstoß: Alle Unternehmen stellen auf digitale Rechnungen um. Warum die E-Mails ausdrucken? Archiviere die Dinger doch einfach auf dem Computer und suche bei Bedarf nach ihnen. Spar dir das Geld für Drucker, Tinte, Papier, Aktenordner, Beschriftungsstift, Ordnertrenner und Register. So digitalisieren wir gemeinsam und zukunftssicher.


Was hältst du vom digitalisieren deiner Dokumente?auf Facebook mit uns!


Marcel Niggemann

About Marcel Niggemann

Marcel Niggemann ist als Kaufmann im Einzelhandel in einer PC- und Multimedia-Abteilung tätig. Er weist eine über 20-jährige Erfahrung im EDV-Sektor auf. Seit 2008 veröffentlicht er Romane sowie Ratgeber und führt seit 2017 diesen Blog.