Dateien benennen und sortieren

Ratschlag des Monats: Dateien benennen und sortieren

Dateien benennen, um sie schnell auf dem Computer wiederzufinden, ist gar nicht so schwer. Wer ein paar Regeln lernt, wird schnell dahintersteigen, wie moderne Geräte deine Dateien sortieren.

Vergebe richtige Dateinamen

Oftmals taufen meine Kunden ihre Dateien mit Namen wie „Dokument1, Dokument 2“ oder „Urlaub1, Urlaub2“ und so weiter. Spätestens dann, wenn du das Kündigungsschreiben für ein Abonnement suchst, das du vor zwei Jahren geschrieben hast, wird es schwer werden. Im Zweifelsfall bist du gezwungen, alle Dateien zu öffnen, bis du die Nadel im Heuhaufen findest.

Besser wäre es, wenn du aussagekräftige Dateinamen wählst, die den Inhalt beschreiben: „Kündigung Dienst XY“ oder „Anschreiben Gemeinde Personalausweis“. Durch diese Klarnamen wird es dir künftig möglich, nach den Beschreibungen zu suchen. Jedes moderne Gerät bietet Suchfunktionen an, die dich nach Namen, Stichwörtern oder Dateitypen suchen lassen. Achte beim Dateien benennen darauf, etwas zu wählen, was zu dir passt und an das du dich vielleicht erinnerst.

Dasselbe gilt für Ordernamen. Erstelle einen zentralen Ordner für alle deine Fotos, füge den Unterordner „Urlaube“ hinzu und erstelle für jeden deiner Urlaube einen neuen Unterordner. Anschließend taufst du sie „Mallorca 2016 und Spanien 2017“.

Möchtest du sie chronologisch sortieren, schreibst du „2016 Mallorca und 2017 Spanien“. Das reicht nicht, weil du mehrmals in den Urlaub verreist? Wie wäre es mit „05_2016 Mallorca und 08_2017 Spanien“? Der Unterstrich bei „05_2016“ darf auch gegen einen Punkt in „05.2016“ geändert werden.




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So werden deine Dateien sortiert

Dein Computer – egal, ob Windows, macOS, iOS oder Android – sortiert zuerst nach Sonderzeichen, Zahlen und dann erst nach Buchstaben. Natürlich bietet dein Computer Optionen, mit denen du die Einstellungen der Sortierung nach dem Dateien benennen änderst. Standardmäßig ist die Sortierung nach „Namen“ eingestellt. Ebenso verfügbar ist beispielsweise die Sortierung nach „Änderungsdatum“ oder „Hinzugefügt am“.

Beispiel für die Sortierung:

  • _Fotos (Sonderzeichen am Anfang)
  • 01Wichtig (Sortierung nach Zahlen)
  • 02To-Do (Sortierung nach Zahlen)
  • Archiv (Sortierung nach Alphabet)
  • Dokumente (Sortierung nach Alphabet)
  • Kontoauszüge 2016 (Sortierung nach Alphabet und Zahlen)
  • Kontoauszüge 2017 (Sortierung nach Alphabet und Zahlen)


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Beeinflusse die Sortierung mit Dateinamen

Indem du passende Dateinamen vergibst, kontrollierst du die Sortierung schon in der Standardeinstellung „Sortieren nach Name“. Es spielt keine Rolle, ob es sich um Dateien wie Fotos und Dokumente handelt oder um Ordner.

Je nach Wahl des Dateinamens sortiert dein Computer anders. Einerseits darfst du gern deine Dateien in Ordner verfrachten und Ordnung ins digitale Chaos bringen. Andererseits erübrigen sich manche Ordner, wenn du eine überschaubare Anzahl an Dateien hast. Beim Dateien benennen lassen sich Bezeichnungen integrieren, sodass deine Navigation übersichtlicher bleibt, weil du nicht zwischen zig Ordnern wechselst. Wenn du die Dateien richtig benennst, werden sie automatisch passend sortiert. Du simulierst den Eindruck von Kategorien.

Beispiel:

  • Entwicklungsbogen_Figuren_Protagonist
  • Entwicklungsbogen_Figuren_Antagonist
  • Entwicklungsbogen_Plot_Outline
  • Entwicklungsbogen_Plot_Überraschende Wendungen

Nur am Rande: Der Unterstrich ( _ ) in den Dateinamen ist eigentlich nicht zwingend erforderlich, ich mag ihn aber zur Abgrenzung. Er ist kein Ersatz für ein Leerzeichen.

Ich hoffe, dir ein paar gute Tipps mit auf den Weg zu geben, um mehr Überblick beim Dateien benennen zu erhalten und dir Zeit beim Suchen zu ersparen.


Wie benennst du deine Dateien? Teile jetzt deine Meinung unten in den Kommentaren oder auf Facebook mit uns! Wir freuen uns auf deine Profi-Tipps!


Marcel Niggemann

Über

Marcel Niggemann ist als Kaufmann im Einzelhandel in einer PC- und Multimedia-Abteilung tätig. Er weist eine über 20-jährige Erfahrung im EDV-Sektor auf. Seit 2008 veröffentlicht er Romane sowie Ratgeber und führt seit 2017 diesen Blog.