Erstelle für jeden Zweck personalisierte Vorlagen

Ratschlag des Monats: Erstelle für jeden Zweck personalisierte Vorlagen

Personalisierte Vorlagen bieten dir mehr als Massenprodukte. Sie sind maßgeschneidert auf deine persönlichen Anforderungen und Bedürfnisse. Es hängt allein von deiner Entscheidung der Gestaltung ab.

Personalisierte Vorlagen erhöhen die Produktivität

Ob Kalender, Protokolle oder Notizblöcke, auf dem freien Markt bieten dir Unternehmen Vordrucke aller Art an. Gestaltende Unternehmen bieten für die Arbeitswelt vorgefertigte Unterlagen an, die sie an branchentypische Bedürfnisse anpassen. So enthalten sie beispielsweise im Rechtswesen ein Feld für das Aktenzeichen der Kanzlei oder den bearbeitenden Rechtsanwalt.

Garantiert hast du beim Stöbern mal Vordrucke für Anrufnotizen gesehen, die sich leicht zur Akte heften lassen. Auf ihnen sind Felder für den Namen, die Telefonnummer und das Datum vorhanden, bevor der Gesprächsinhalt notiert wird. Früher in der Anwaltskanzlei haben wir solche Notizblöcke verwendet und sie waren eine echte Arbeitserleichterung. Da der Hersteller sie vorgelocht hat, ging das Abheften super schnell und mühelos vonstatten.

Jedenfalls fehlt den Massenprodukten das Entscheidende, weil jedes Unternehmen andere Arbeitsabläufe verfolgt und ein breites Spektrum von Feldern auf Formularen benötigt wird. Daher steigern personalisierte Vorlagen die Produktivität, indem du bei ihrer Erstellung auf die eigenen Bedürfnisse eingehst. Verändert sich deine Arbeitsweise, passt du die Vorlagen gelegentlich an und fügst Neuerungen ein.

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Behalte die Arbeitsabläufe im Auge

Wann immer sich Arbeitsprozesse durch Vorlagen vereinfachen und optimieren lassen, trägst du in eine To-Do-Liste ein, welche Vorlage du brauchst. Prozesse innerhalb deines Unternehmens sind einheitlich für jeden Mitarbeiter strukturiert, die Bearbeitung durch Sachbearbeiter wird beschleunigt und routiniertes Arbeiten gehört zur Tagesordnung. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter geht schneller.

Software wie Wunderlist eignet sich bestens für die Erstellung solcher Listen. In großen Unternehmen ist es ratsam durch regelmäßige Gespräche mit Mitarbeitern oder Abteilungsleitern zu klären, ob ein Bedarf an neuen oder aufgefrischten Vorlagen besteht. Gibst du den Zugriff auf die Liste „Personalisierte Vorlagen“ in Wunderlist im Unternehmen frei, so kann jeder Mitarbeiter einen Eintrag vornehmen und Vorschläge unterbreiten.

Optimale Vorlagen für Romanautoren

In den letzten Jahren habe ich intensiv an einem Vorlagenpaket gearbeitet, das meine Autorentätigkeit vereinfacht. Die Buchplanung habe ich durch personalisierte Vorlagen optimiert. Wenn die Überarbeitung meines Entwurfs ansteht, dient ein Überarbeitungsbogen wie eine Schritt für Schritt-Anleitung, die das Relevante beinhaltet.

Meine Planungsvorlagen enthalten die wichtigsten Fragen und alles Nennenswerte, das ich in gelesenen Schreibratgebern aufgeschnappt habe. Sie sind an meine Arbeitsweise angepasst, sodass personalisierte Vorlagen einen Leistungsschub für jedes nachfolgende Buchprojekt darstellen.



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Wie erstelle ich personalisierte Vorlagen?

Am einfachsten geht die Erstellung mit Microsoft Word. Entweder erstellst du personalisierte Vorlagen als Textdokument, um sie auszudrucken oder du speicherst die Datei so ab, dass du Einträge digital vornimmst. Der Unternehmensserver dient als zentraler Speicherort, wodurch du den Zugriff auf allen Ebenen gestattest. Liegt deine Nutzung eher im privaten Sektor, würde ich einen Vorlagenordner erstellen und zu den Favoriten in der Seitenleiste hinzufügen. Ist mehr als Gerät vorhanden, rate ich dir zur Nutzung von Dropbox, um immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Über unterstützte Apps lassen sich Daten per Stift auf deinem Apple iPad Pro, Microsoft Surface oder anderen Geräten eintragen. Das Abspeichern spart Papier, Platz im Regal sowie Kosten ein und schont nebenbei die Umwelt.

Sofern du nicht von Grund auf neue Vorlagen erstellen möchtest, lohnt sich der Download einer frei verfügbaren Vorlage, die du deinen Wünschen entsprechend modifizierst.


Benutzt du personalisierte Vorlagen? Wenn ja, welche? Teile jetzt deine Meinung unten in den Kommentaren oder auf Facebook mit uns!


Marcel Niggemann

Über

Marcel Niggemann ist als Kaufmann im Einzelhandel in einer PC- und Multimedia-Abteilung tätig. Er weist eine über 20-jährige Erfahrung im EDV-Sektor auf. Seit 2008 veröffentlicht er Romane sowie Ratgeber und führt seit 2017 diesen Blog.