Komplizierte Arbeitsabläufe haben das seltene Talent, dir immer dann einen Strich durch die Rechnung zu machen, wenn du weder Lust noch Zeit hast. „Onkel Stress“ schmeißt sich freudig auf deinen Rücken und will nicht mehr herunter? Früher habe ich mir keine Gedanken gemacht, ob ich Dinge vereinfachen und Arbeitsprozesse optimieren könnte. Dinge wirklich einfach zu gestalten, ist nicht einfach. Heute möchte ich dir eine Taktik gegen komplizierte Arbeitsabläufe präsentieren.

Phase 1: Erfassung des Aufwands

Zerbrich dir noch nicht den Kopf, wie du deine Arbeitsprozesse optimieren kannst. Es geht darum, genau das zu tun, was du sonst auch tust. Ändere nichts an deiner Arbeit. Den Unterschied macht es, diesmal auf die Details und den Aufwand zu achten.

• Welche Schritte sind nötig? Schreibe sie dir auf, wenn es sich um einen zu langen Arbeitsprozess handelt, um ihn im Kopf durchzuspielen und nummeriere die Schritte durch. Differenziere bitte nicht zwischen großen und kleinen Schritten, sondern schreibe alles auf.
• Benötigst du viele Software-Anwendungen? Ich schließe nicht aus, dass du mehrere Anwendungen mit einer unüberschaubaren Anzahl an Funktionen einsetzt. Warum das wichtig ist, erkläre ich dir später.
• Wie viel Zeit beansprucht jeder Schritt? Du musst die Zeit nicht unbedingt messen, ein ungefährer Richtwert (kurz, mittel oder lang) reicht aus. Alternativ helfen dir Anwendungen zur Zeiterfassung wie ATracker.
• Benötigst du für einen der Schritte oder für den gesamten Arbeitsprozess spezielle Hilfsmittel (Werkzeuge, Software, Hardware)?

Eine Tabelle dient dir, alles festzuhalten. Die Tabelle am Computer zu erstellen, vor allem in Microsoft Excel, kann dir später helfen, wenn du eine Zeile (also einen Schritt) verschieben willst. Im Falle der digitalen Erfassung empfehle ich dir, immer eine Zeile Platz zwischen den Schritten freizulassen, dann musst du nicht so viel neu anordnen.

Phase 2: Prüfung der Arbeitsschritte

Voraussetzung für Phase 2 ist das Vorliegen der vollständigen Erfassung des Arbeitsprozesses. Denn jetzt geht es darum, den Arbeitsprozess unter die Lupe zu nehmen und sich Gedanken um jeden Schritt zu machen.

• Welche Schritte können auf den ersten Blick entfallen?
• Welche Schritte lassen sich kombinieren?
• Werden Schritte doppelt ausgeführt? (Siehe nachfolgendes Beispiel)
• Gibt es Hilfsmittel, mit denen du Schritte sparst oder stressfreier arbeiten kannst?

Jeder unnötige oder doppelte Schritt kostet dich wertvolle Zeit, die du mit anderen Tätigkeiten (oder Freizeit und Entspannung) verbringen könntest. Eventuell nimmt dir ein vereinfachter Arbeitsprozess den Stress und Zeitdruck.

Beispiel:

Rechtschreibkorrektur

Viele Angestellte schreiben E-Mails und Berichte – oder Autoren ihre Romane – und kontrollieren zwischendrin wiederholt die Rechtschreibung oder Grammatik. Sätze oder Satzteile werden umformuliert – und Minuten später erneut überarbeitet. Und wieder korrigiert. Der Teufelskreis beginnt.

Stattdessen sparst du Zeit und Arbeitsschritte, indem du

• zuerst deinen Entwurf schreibst,
• diesen überarbeitest, bis du nichts mehr veränderst,
• dann Grammatikänderungen vornimmst
• und zum Schluss die Rechtschreibung korrigierst.

Wie du an meinem Beispiel erkennst, ist die Trennung zwischen Entwurf, Überarbeitung und Korrektur wichtig. Achte bei der Prüfung deiner Arbeitsschritte darauf, ob sich ein ähnliches Schema wiederfindet, das du einhalten kannst – und bislang (unbewusst) durcheinander gewürfelt hast. Ich weiß, das klingt nach Schule, aber ausnahmsweise bringt dich das, was du lernst, weiter (im Gegensatz zu den vielen – für mich – unwichtigen Themen aus dem Fach Mathematik …).

Vorlagen erstellen

Bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben lohnt sich die Erstellung einer Vorlage oder einer Checkliste. Nicht nur die Zeitersparnis spielt eine Rolle, auch die Tatsache aufgrund einer Checkliste nichts zu vergessen, hilft dir.

Software-Check

Ich habe ja eben Software erwähnt. Hast du überprüft, ob Anwendung A, die du ständig verwendest, nicht ähnliche oder dieselben Funktionen wie Anwendung B hat? Brauchst du zukünftig Anwendung B noch?

Hierdurch sparst du dir den Wechsel zwischen Anwendungen sowie die Zeit, die das Starten und Verwalten der Anwendung benötigt (Anschaffungskosten, Updates, Fortbildung etc.). Je weniger du switchen musst, desto mehr nimmst du dem Arbeitsprozess die Komplexität und förderst die Übersichtlichkeit.

Zeitliche Planung

Leidest du unter Zeitdruck? Sitzt dir dein Chef im Nacken oder liegt die Zeiteinteilung in deinen Händen? Ob du selbst Chef bist und deinen Mitarbeitern Anweisungen gibst oder eigenständig arbeitest, kalkuliere immer mehr Zeit ein, als du anfangs erwartest. Das hebt die Motivation, wenn es schneller als geplant verläuft, und senkt die Enttäuschung, wenn die Technik dir den Mittelfinger zeigt, da sich alles verzögert. Deine korrekte Planung lässt dir Handlungsspielraum zum Atmen.

Phase 2 bedeutet also, die Struktur des Arbeitsprozesses zu prüfen und zu vereinfachen. Suche nach Möglichkeiten, wenn keine Struktur vorhanden ist, eine aufzubauen oder, wenn eine Struktur vorhanden ist, diese zu optimieren.

Phase 3: Anwendung der Arbeitsprozessoptimierung

Du hast überflüssige Schritte in Phase 2 erkannt? Gefahr erkannt, Gefahr gebannt! Phase 3 dient zur Umsetzung der Veränderungen. Streiche die überflüssigen Schritte und probiere die kombinierten Schritte aus.

Kleine Spielerei zur Erfolgsmessung: Sofern du den Zeitaufwand präzise erfasst hast, kannst du nun eine Tabelle erstellen, in der du die Zeiten gegenüberstellst. Wie viel Zeit hast du eingespart?

Welche Anzahl an Schritten hast du bei der ersten Erfassung aufgeschrieben? Wie viele nach deiner Arbeitsprozessoptimierung?

Optimieren in der Praxis

Ich habe mir angewöhnt, alles, was ich mehrmals hintereinander mache, ein paar Mal zu erledigen. Dann stoppe ich und nutze die Unterbrechung, um zu checken, ob ich Schritte, Zeit und Mühe einsparen kann.

• Lässt sich der Prozess optimieren, indem ich mit Tastenkombinationen, Vorlagen oder einer Programmfunktion arbeite?
• Wenn ich Anwendung B auf den zweiten Monitor lege, spare ich mir dann den Wechsel zwischen geöffneten Anwendungen?
• Kann ich etwas in die Zwischenablage kopieren, sodass ich es nur einfügen muss?
• Lassen sich Schritte zu einer Stapelverarbeitung kombinieren? Das heißt, statt alles einzeln zu bearbeiten, kopiere ich beispielsweise etwas in eine neue Datei und bearbeite das später zusammenhängend.

Dieses Vorgehen hat mir etliche Nerven gespart. Probier das mal aus, es lohnt sich!

Um Arbeitsprozesse erfolgreich zu optimieren, ist eines wichtig: Wille. Deine Bereitschaft, an festgefahrenen Mustern etwas zu ändern. Leider sind dazu viele nicht bereit, weil „sie es sowieso besser wissen“. Im Team arbeiten bedeutet hingegen, manchmal den Ratschlag eines Kollegen nicht als Kritik, sondern als Hilfe anzuerkennen. Na klar, der Mensch ist ein Gewohnheitstier, aber nach knapp 20 bis 30 Tagen hat sich dein Körper an die Veränderung gewöhnt. Danach wird es zur Gewohnheit.

Was unterbricht deinen Arbeitsfluss und wo würde dir eine Arbeitsprozessoptimierung am meisten weiterhelfen? Teile jetzt deine Meinung unten in den Kommentaren oder auf Facebook mit uns! Finden wir gemeinsam Wege, etwas zu verbessern?