Trello ist eine leistungsstarke und doch einfache Software, mit der du deine Aufgaben schnell und flexibel organisierst. Wie ich Trello bei mir aufgeteilt habe, das möchte ich dir heute etwas näherbringen.

Die Power von Trello

Damals habe ich Wunderlist genutzt und es für seine Einfachheit geliebt. Allerdings stieß ich damit manchmal an Grenzen für die Listenaufteilung, da ich für alles einzelne Listen erstellen und die Aufgabe entsprechend benennen musste, damit sie geordnet blieben. Das wurde mit der Zeit unübersichtlich und zu zeitaufwändig. Trello stieß in mein Leben und seitdem möchte ich nicht mehr auf seine Dynamik verzichten.

Trello teilt sich durch sogenannte Boards auf, vergleichbar mit Magnetboards oder Pinnwänden. Innerhalb der Boards gibt es verschiedene Listen, in denen deine Aufgabenkarten stehen.
Jede Karte bietet unter anderem die Option, Checklisten, Labels oder Notizen hinzuzufügen. Durch seine Aufteilung ist Trello optimal für Buchprojekte oder Arbeitsabläufe im Büro geeignet – frei nach dem Schema „Schritt 1, 2 und 3“. Die Karten lassen sich auf Smartphone, Tablet, Computer oder im Browser von Liste zu Liste verschieben.

Trello eignet sich sowohl für einzelne Arbeiter wie Autoren als auch für Teams, wofür für die Verläufe und Mitgliedsfunktionen praktisch sind.

Wie ich Trello-Boards eingeteilt habe

Meine Boards in der Übersicht:

• What’s Up Next
• To-Do
• Besorgungen
• Buchprojekte
• Romane/Hörbücher
• (Schreib)Ratgeber/Hörbücher
• Oracle Systems
• Screenshots

Für die ultimative Organisation meiner Aufgaben habe ich eine gute und detaillierte Aufteilung erstellt, die individuell an meine Bedürfnisse angepasst ist. Da ich mit meinem Orakelsystem zur Buchplanung viele Aufgaben neben dem Romanschreiben verfolge, gibt es auch hierfür Boards.
Generell teile ich Boards in Listen ein, sodass ich einen gewissen Workflow aufrechterhalte und weiß, bei welchem Arbeitsschritt ich mich bei der Karte/Aufgabe befinde. Ich will mir keine Gedanken mehr um offene Aufgaben machen, also trage ich alles, wirklich alles, in Trello ein.

Mein Geheimtipp: „What’s Up Next“ ist mein Board, in dem ich monatlich als nächstes zu erledigende Aufgaben hineinschiebe. Habe ich Luft, schaue ich ins Board und erledige Kleinkram. So verlierst du nämlich nicht die Orientierung.

Lohnenswert ist der Blick in Trellos Tastaturkürzel, da sie dich viel schneller arbeiten lassen.

Manage deine Karten

Viele der Karten versehe ich mit farbigen Labels: Beispielsweise bei Romanen füge ich immer ein Label ein, wo ich dieses finde, denn so spare ich mir später die Suche und kann direkt loslegen. Habe ich ein E-Book bei Amazon gekauft, brauche ich es nicht erst bei Apple Bücher suchen. Trello bietet dir Suchfunktionen an, mit denen du noch schneller zum gewünschten To-Do gelangst, wobei ich die Suche nur selten benutze. Füge Bilder oder Anhänge zu Karten hinzu und greife von überall darauf zurück.

Tipp: Möchte ich ein E-Book mit dem orangefarbenen Amazon-Label versehen, brauche ich nur #Am eintippen und Amazon wird bereits als Label vorgeschlagen. Einmal auf ENTER tippen und es ist eingegeben.

Damit die Ordnung nicht leidet, habe ich dennoch eine laminierte Übersicht ausgedruckt, in die ich schnell mal zwischendurch etwas eintrage und wöchentlich in Trello eingebe (statt an ein Gerät zu gehen; Stift liegt immer schreibbereit da). Einmal monatlich gehe ich Trello durch und prüfe, ob ich mal etwas nicht abgehakt/verschoben habe. Zudem bewahre ich alle erledigten Aufgaben in den Listen „XY abgeschlossen“ auf und kann bei Bedarf über die Suchfunktion herausfinden, was ich schon erledigt habe. Schließlich täuscht unser Gefühl uns oft.

Wie du siehst, ist Trello dynamisch und passt sich meinem Workflow an, nicht umgekehrt (siehe Wunderlist-Beispiel oben). Probiere die kostenlose Software einfach mal aus und experimentiere mit Trellos Möglichkeiten. Einmal eingerichtet lässt es sich mit Trello super arbeiten und meine Kombination aus digitaler und analoger Aufgabenverwaltung hat sich bis jetzt echt bewährt.

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