Kaum einer von uns kann sich den Tagesablauf erklären. Wer achtet darauf, wie lange er für eine Tätigkeit braucht und wie viel Zeit der 24 Stunden genommen wird? Während die Mehrheit der Menschen nicht auf eine Regelung angewiesen ist, brauchen manche sie umso dringender. Ich staunte, als ich die Auswertung meiner täglichen Abläufe durchgeführt habe – und ich bin überzeugt, dir ergeht es genauso. Fangen wir an: Wo steckt deine Zeit?

Beobachte deinen täglichen Ablauf

Zunächst klären wir dem Verständnis halber, was unter einem „Arbeitsprozess“ zu verstehen ist. Hierbei handelt es sich um den gesamten Prozess, vom Beginn bis zur Fertigstellung. Du beginnst etwas, woran du Minuten, Stunden oder Tage arbeitest. Dazwischen liegen zahlreiche Arbeitsschritte und Tätigkeiten, die dich dem Ziel näherbringen, den Prozess abzuschließen.

Wenn du erstmal damit anfängst, bewusst auf die Uhr zu schauen und deine erledigten Tätigkeiten unter die Lupe nimmst, ist das ein guter Anfang. Wirf ein Auge auf das Zeitvolumen, das deine Aufgabe hat, denn dein Gefühl, wie lange etwas tatsächlich dauert, ist unzuverlässig. Es kommt darauf an, in welcher Branche du arbeitest, ob du unter Druck stehst (z. B. eine Deadline hast) und ob dir die Aufgabe Spaß bereitet.

Im Vergleich: Du kennst das Gefühl, wie die Zeit vergeht, wenn du das tust, woran du Spaß hast. Ist es eine Aufgabe, die du langweilig findest oder bei der du nur schleppend Fortschritte erzielst, fühlt es sich wie eine Ewigkeit an, in der du sprichwörtlich den Sekundenzeiger hörst. Dein Gefühl täuscht dich ständig, mit konstanter Boshaftigkeit und dämonisch auflachend. Und glaub mir – das ist normal!

Als Grundlage ist es ratsam, zunächst den Tagesablauf zu beobachten. Schaufelst du dir freie Zeit, lädst du die Software „ATracker“ auf dein iPad und iPhone herunter und wartest eine neue Woche, einen Montag, ab. Natürlich kannst du mit verschiedenen Apps experimentieren, zumal du für ATracker ein Apple iPad oder iPhone benötigst (im Beitrag beziehe ich mich auf die Funktionen von ATracker).

Erleichtere dir die Arbeit, indem du vor dem Erfassen Tätigkeiten in der App anlegst. Trage ein, was dir einfällt, sodass du bei der Zeiterfassung weniger Aufwand erbringst. Ich empfehle, die Synchronisation zwischen deinen Geräten in den Einstellungen von ATracker zu aktivieren, damit du jederzeit die Erfassung starten oder pausieren kannst.

Die Erfassung deiner Tätigkeiten per App

Am Montag geht es ans Eingemachte. Ja, ich weiß, Montage sind scheiße, aber jetzt wird alles anders! Du wirst du anfangen, in deiner ATracker-Aufzeichnung neue Tätigkeiten zu erstellen. Wie tief du ins Detail gehst, bleibt dir überlassen.

• Entweder teilst du deine Arbeit in Dutzende kleiner Dinge ein oder verwendest Oberbegriffe (beispielsweise Organisation, Schriftverkehr, E-Mails). Das hilft dir, einen groben Überblick zu wahren.
• In der detaillierten Fassung teilst du „E-Mails“ in „E-Mails – Angebote erstellen“, „E-Mails – Fragen beantworten“ und „E-Mails – Problemfälle“ ein.
• Empfehlenswert ist, die Tätigkeiten passend zu benennen. Sofern du „E-Mails“ davor schreibst, kann ATracker deine Einträge sortieren und für dich ist es a) übersichtlicher und b) für die Auswertung nützlich, da die Aufgaben gegliedert sind. So kannst du Unterscheidungen treffen zwischen Schriftverkehr „digital“ und „auf Papier“.

Wenn du eine Aufgabe anfängst, die du noch nicht in der Liste aufgenommen hast, lege sie an. In den ersten zwei bis drei Tagen darfst du viel ergänzen, danach gestaltet sich die Zeiterfassung bequemer. Dank ATracker geht das schnell und unkompliziert. Aufgrund des erhöhten Arbeitsaufwands beim Anlegen neuer Tätigkeiten verzerrt es deine Statistik minimal.

Ich empfehle dir, die Zeiterfassung mindestens zwei Wochen durchzuführen, wenn du tiefgehend analysieren willst, gern einen Monat oder zwei. Auf diesem Weg umgehst du den Mehraufwand, den die Erfassung in deiner Statistik verursacht. Hast du vor, stundengenau deine Tage durchzugehen, berechne pauschal 30 Minuten am Tag für die Tätigkeit „Zeiterfassung“.

Die Auswertung deiner Zeiterfassung

Die Stunde der Wahrheit ist gekommen, in der du die Früchte deiner Bemühungen erntest. Jetzt wirst du das, was du wochenlang aufgezeichnet hast, auswerten. Dabei helfen dir die Statistiken, die ATracker zur Verfügung stellt. Du findest sie im Reiter „Berichte“.

Über den täglichen Kalender unter „Berichte“ und „Historie“ siehst du, welche Tätigkeiten deine kostbare Zeit geraubt haben. ATracker addiert die Tätigkeiten auf den Tag, die Woche, den Monat oder auf einen individuellen Zeitraum zusammen. Im dazugehörigen Balken- oder Kreisdiagramm bietet sich dir die Chance, den prozentualen Anteil abzulesen, womit sich deine Auswertung füttern lässt. Ich empfehle dir, in deiner Auswertungstabelle sowohl die Zeit als auch den Anteil in Prozent zu erfassen.

Spätestens an dieser Stelle wirst du entweder lachen oder weinen – dein Gefühl, wie viel Zeit etwas real in Anspruch nimmt, mag dich getäuscht haben. Auf einmal stellst du fest, wie chaotisch der Tag im Endeffekt ist. Ausgerechnet die Dinge, die du als unwichtig eingestuft hast, rauben die meiste Zeit.

In ATracker ist es möglich, einen individuellen Bereich einzustellen. Sofern du davon Gebrauch machst, gibt dir die Funktion Einblick, wie hoch der prozentuale Anteil auf die gesamte erfasste Zeit ist. Als ich mit meiner Erfassung und Analyse fertig war, weiteten sich meine Augen, wie viel Zeit ich mit Nebensächlichkeiten vergeudet habe. Umso wegweisender erscheint eine geordnete, durchdacht strukturierte Arbeitsweise.

Ziehe Konsequenzen aus deiner Analyse

Nach der Analyse kommt der Punkt, an dem du Konsequenzen aus den Resultaten ziehst. Aufgrund der Mühe, deine Tage unter die Lupe zu nehmen, unterstelle ich dir, gute Gründe zu kennen. Nun triff Entscheidungen, welche Tätigkeiten du umstrukturierst und was du zukünftig am Tagesablauf änderst. Manche Bereiche lassen sich nicht grundlegend umstrukturieren, aber in etlichen Fällen lohnt es sich für dich, Tätigkeiten auf bestimmte Tage zu verschieben. Oder auf bestimmte Uhrzeiten, an denen du in deiner Zeiterfassung festgestellt hast, dass Leerlaufzeiten vorhanden sind (= vergeudete Zeit).

Dein Ziel bleibt, dir den Stress aus Spannungszeiten zu nehmen und die Aufgaben zu verschieben, die nicht sofort erledigt werden müssen. Regelmäßige Fristen schaffen Abhilfe. Was du bislang wöchentlich gemacht hast, reicht je nach Aufgabe einmal monatlich. So sparst du Zeit und arbeitest dank zusammengefasstem Arbeitsvolumen schneller (du musst nicht jedes Mal alle Programme öffnen etc.). Nebenbei bleibt dein Kopf frei vom Gedanken an offene Aufgaben.

In Zukunft erhältst du viele Tipps von mir, wie du deinen Arbeitsablauf besser organisierst und Zeit einsparst. Es liegt in deiner Hand, deine Aufgaben zu optimieren.

Hast du vor, eine Zeiterfassung durchzuführen oder hast du es bereits über dich ergehen lassen? Teile jetzt deine Meinung unten in den Kommentaren oder auf Facebook mit uns! Ich freue mich darauf, von dir zu hören!