Du tüftelst den besten Plan aus – bis er auf die Realität trifft, oft mit dem Ergebnis, dass deine Organisation scheitert. Woran liegt das und was können wir dagegen unternehmen?

Gründe, warum die Organisation scheitert

Zuerst ist da diese Idee, wir setzen sie im Kopf um, legen uns alles zurecht, tüfteln am Plan. Unser Masterplan, das göttliche Geschenk unserer Denkfabrik. Wir kalkulieren Zeiten, legen sogar Zwischenziele fest und Meilensteine, deren Erreichbarkeit zum Greifen nahe ist. Schließlich sind alle Punkte deines Masterplans ausgearbeitet. Jetzt denkst du: „Ich muss nur noch den Masterplan befolgen und dann knallen die Sektkorken!“

Bis jetzt. Denn nun trifft dein Plan auf die Realität und die hält bekanntlich etliche Überraschungen für uns bereit. Uns mangelt es an Zeit, jemand lenkt ab, die Kinder werden krank, irgendwer wird krank oder hat einen Unfall. Im Haus geht was kaputt und die Ersatzbeschaffung dauert und dauert. Wir sind müde, ausgelaugt und von der Arbeit gestresst. Gerade in aktuellen Corona-Zeiten, wo die Leute liebend gern diskutieren und den Mundschutz nicht über die Nase ziehen wollen.

Entscheidend ist hier nicht die Zielsetzung. Es geht nicht darum, ob du deine Ziele klar und konkret formuliert hast. Oder sie nicht ausreichend aufteilst. Vordergründig hapert es an deinem Zeitmanagement, und sei es auch nur wegen falsch berechneter Aufgabendauer oder unvorhergesehener Komplikationen.

Fazit: Deine Organisation scheitert. An den grundlegendsten Dingen. Was ich eben aufgezählt habe, das sind nur ein paar Faktoren. Ach ja – hätte ich doch fast Fehlfunktionen der Technik vergessen, ganz zu schweigen von Updates und langen Störungen. Niemand macht dir Vorwürfe oder behauptet, du seist schlecht organisiert – es gibt lediglich Verbesserungsbedarf und spendiert dir für die Zukunft neue Erfahrungen.

Wie kann ich gegenwirken?

Manchmal können wir nicht viel tun, etwa bei höherer Gewalt wie Unfällen, Internetausfall, einem kaputten Computer oder kranken Kindern. Liegt die Ursache aber nicht darin, sondern deine Organisation scheitert an Faktoren, auf die du Einfluss hast, so bekommst du die Macht zurück.

Jeder Plan ist nur so gut wie seine Struktur. Viele tendieren dazu, zu wenig Zeit einzuplanen oder überschätzen sich und ihre Fähigkeiten. Wir sind keine Maschinen, die ein „24 Stunden und 7 Tage die Woche-Pensum“ durchhalten. Plane daher Ruhephasen mit ein, rechne ein Drittel bis die Hälfte mehr Zeit für jede Aufgabe und verschaffe dir Pufferzeiten.

So geht es mir gerade bei meinen Vorbereitungen auf den diesjährigen NaNoWriMo. Ich bin noch am Buchprojekt vom letzten NaNoWriMo dran: „Geburt der Todesnacht“ ist sehr umfangreich, zumal es erst ein späteres Buchprojekt ist und nur als Testlauf diente, wie sich meine neuen Werkzeuge schlagen. Dieses Jahr geht es an „Ära der Finsternis – Genesis“ (Band 1), jedoch sind die Planungen noch nicht weit fortgeschritten.

Wieso meine Organisation scheitert? Tut sie nur indirekt, denn ich habe (Schande über mein Haupt) wieder ein paar Dinge nicht abgeschlossen, die nun fällig werden. Ich will sie endlich aus meinem Kopf haben! Um die meisten Ziele umzusetzen, indem ich verhindere, dass meine Organisation scheitert, ist Zeit notwendig. Nutze diese Zeit für produktive Tätigkeiten, aber auch für Ruhe. Bist du müde, leistest du weniger und die Qualität sinkt.

Hier die wichtigsten Gegenmittel:

1. Plane mehr Zeit ein
2. Sei ehrlich, was deine Geschwindigkeit und Fähigkeiten angeht
3. Lege „Störungen“ fest und kalkuliere sie ein
4. Schließe erst eine Aufgabe komplett ab, ehe du die nächste Sache beginnst
5. Konzentriere dich in der Arbeitszeit auf die festgelegten Ziele, sonst nichts
6. Sorge für wenig Ablenkung beim Arbeiten (Flugmodus am Handy an, Ruhe, kein Mailprogramm offen, keine Social Media-Seiten öffnen)

Mit Power zum Ziel?

Schlaf und Entspannung füllen deinen Akku wieder auf, bringen dich auf Trap. Bevor die Organisation scheitert, ziehst du die Reißleine oder? Du hast eine Deadline und setzt alles kurz vor knapp um. Wir bringen zu diesen „Stoßzeiten“ enorme Power auf, also warum nicht immer so? Weil kein Körper das auf Dauer mitmacht.

Noch einmal: Wir sind keine Maschinen!

Verteile diese Power lieber auf einzelne Tage (ich nenne sie „Fokustag“), an denen du eine Sache nach der anderen angehst und sogar Protokoll führst. Deine Organisation scheitert selten von allein, aber wir haben es in der Hand, jedes Ziel zu erreichen, das wir erreichen wollen.

Zum Schluss noch ein Denkanstoß: Wie hast du deinen Arbeitsplatz eingerichtet? Ist alles leicht greifbar und zugänglich, sind die Werkzeuge vorhanden, die du täglich benötigst? Organisation und Arbeitsplatzgestaltung liegen gar nicht so weit auseinander und Chaos kostet wertvolle Zeit.

Was tust du, wenn du glaubst, deine Organisation scheitert? Teile jetzt deine Meinung auf Facebook mit uns!